Wydział Organizacyjny

Naczelnik Wydziału Adam Jocz
ul. Łączności 1 82-300 Elbląg
tel.: +48 (0...55) 239 33 04, +48 (0...55) 239 33 06
fax: +48 (0...55) 239 33 30
lokalizacja: Budynek „A”, I piętro, pok. 217
e-mail: wo@umelblag.pl

Zastępca Naczelnika Marta Doroz

Referat informatyki
Kierownik Referatu Kazimierz Pilecki
ul. Łączności 1 82-300 Elbląg
tel.: +48 (0..55) 239 30 62 , +48 (0..55) 239 30 68
fax: +48 (0..55) 239 30 65
lokalizacja: Budynek „A”
e-mail: pilecki@umelblag.pl , ri@umelblag.pl

Zespół Radców Prawnych
Adam Bąk - Koordynator Zespołu
ul. Łączności 1 82-300 Elbląg
tel.: +48 (0...55) 239 33 03
fax: +48 (0...55) 235 35 55 , +48 (0...55) 239 33 30
lokalizacja: Budynek główny "A", I piętro, pok. 202
e-mail: zrp@umelblag.pl


Do podstawowych zadań Wydziału Organizacyjnego należy zapewnienie prawidłowej organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu oraz prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu, a w szczególności:

I. Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:

1. W zakresie prawidłowej organizacji pracy Urzędu:
a) opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz statutu Miasta, a także przygotowywanie, w razie potrzeby, projektów aktualizujących treść tych dokumentów,
b) zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu, wdrażanie nowych metod i technik zarządzania,
c) koordynowanie działalności jednostek organizacyjnych Urzędu,
d) opracowywanie rocznych programów działania Urzędu i sprawozdań z ich realizacji,

2. W zakresie zabezpieczenia właściwego trybu rozpatrywania i załatwiania spraw wpływających do Prezydenta Miasta, w tym:
1) organizacja załatwiania skarg i wniosków obywateli, a w szczególności:
a) rozpatrywanie skarg, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz przygotowywanie projektów odpowiedzi
b) prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu, przekazywanie ich wydziałom oraz innym jednostkom do załatwienia według właściwości,
c) organizowanie przyjęć klientów w sprawach skarg i wniosków przez Prezydenta, Wiceprezydentów i Sekretarza Miasta, badanie zasadności tych skarg oraz zlecanie ich badania innym wydziałom stosownie do dyspozycji Prezydenta,
d) koordynowanie i kontrola terminowego załatwiania skarg i wniosków przez wydziały i jednostki podporządkowane Radzie oraz opracowywanie w tym zakresie zbiorczych analiz i sprawozdań,
2) koordynacja i nadzór nad terminowym udzielaniem odpowiedzi na wnioski Komisji Rady, interpelacje i zapytania radnych Rady Miejskiej oraz wnioski zgłaszane przez posłów i senatorów,

3. W zakresie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników Urzędu, tym:
a) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem szkolenia wstępnego (aplikacji urzędniczej) nowozatrudnionych pracowników w tut. Urzędzie
b) organizowanie szkoleń wewnętrznych w Urzędzie oraz nadzór nad ich przebiegiem,
c) nawiązywanie współpracy z instytucjami i ośrodkami szkoleniowymi oraz placówkami naukowo-badawczymi,
d) koordynowanie i kontrola realizacji planów szkoleń w Urzędzie.
e) opracowywanie analiz i sprawozdań z przydatności odbywanych szkoleń zewnętrznych oraz ich weryfikacja.

4. W zakresie obsługi kancelaryjno-biurowej oraz merytorycznej Kolegium Prezydenta, a w tym:
a) przygotowywanie posiedzeń Kolegium,
b) zapewnianie prawidłowego przygotowania materiałów na posiedzenia Kolegium,
c) sporządzanie notatek z posiedzenia Kolegium oraz nadawanie stosownego biegu ich opiniom,

5. W zakresie spraw pracowniczych:
a) prowadzenie postępowań w sprawie naboru pracowników
b) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i niektórych kierowników miejskich jednostek organizacyjnych,
c) prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników Urzędu,
d) koordynowanie spraw związanych z przeprowadzeniem okresowych ocen kwalifikacyjnych i przeglądów kadrowych,
e) organizowanie i koordynowanie praktyk dla uczniów szkół średnich i studentów wyższych uczelni,
f) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników w formach szkolnych i pozaszkolnych,
g) organizowanie przy współudziale Powiatowego Urzędu Pracy, na potrzeby Urzędu stażu i koordynowanie jego przebiegu
h) sporządzanie okresowych sprawozdań statystycznych o stanie zatrudnienia oraz innych analiz i informacji związanych z w/w sprawami.

6. Sprawności funkcjonowania Urzędu służy realizacja następujących zadań:
1) organizacja działalności kontrolnej, w tym:
a) przygotowywanie w oparciu o propozycje jednostek projektów rocznych planów kontroli kompleksowych, problemowych i sprawdzających UM,
b) przeprowadzanie kontroli wewnętrznych, a także na zlecenie Prezydenta Miasta – kontroli zewnętrznej oraz przygotowywanie projektów zaleceń Prezydenta wynikających z tych kontroli,
c) wykonywanie funkcji kontrolnych w zakresie realizacji przez Wydziały UM rozstrzygnięć Prezydenta Miasta,
d) ewidencjonowanie i analiza wystąpień organów kontroli zewnętrznej oraz nadawanie stosownego biegu zawartym w nich zaleceniom pokontrolnym,
2) współdziałanie z Biurem Rady Miejskiej w zakresie:
a) przygotowywania Sesji Rady Miejskiej,
b) weryfikacji prawidłowości opracowywanych projektów uchwał Rady Miejskiej pod kątem technik legislacyjnych,
c) organizacyjnego zabezpieczenia prac związanych z powoływaniem i działalnością jednostek podporządkowanych Radzie,
3) koordynowanie działań Wydziałów/ Urzędu w zakresie:
a) gromadzenia oraz kontroli prawidłowości zapisów regulaminów wewnętrznych Wydziałów,
b) prowadzenia ewidencji aktów prawnych organów naczelnych i centralnych, wojewody, wykazu przepisów gminy oraz kontrola ich wykonania przez jednostki organizacyjne Urzędu,
c) prowadzenia centralnego rejestru Zarządzeń i Decyzji celowościowych Prezydenta Miasta oraz nadzór nad ich bieżącą aktualizacją,
d) prowadzenia ewidencji porozumień zawieranych przez organy miasta dotyczących przejęcia lub przekazania zadań innym organom,
e) gromadzenia umów zawieranych przez Prezydenta Miasta,
f) prowadzenia i bieżącej aktualizacja centralnego rejestru upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta,
g) ewidencji przedsięwzięć objętych patronatem Prezydenta Miasta.

7. Prowadzenie całokształtu zagadnień związanych z gromadzeniem i analizą oświadczeń majątkowych: Prezydenta Miasta, Wiceprezydentów Miasta, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, kierowników jednostek organizacyjnych miasta, osób zarządzających i członków organu zarządzającego miejską osobą prawną oraz osób wydających decyzje administracyjne w imieniu Prezydenta Miasta.
Druk oświadczenia majątkowego

8. Przygotowywanie wniosków o nadanie orderu lub odznaczenia państwowego osobom szczególnie zasłużonym.

9. Współudział przy wykonywaniu czynności związanych z przeprowadzeniem wyborów na Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu RP, Rady Miejskiej, Prezydenta Miasta, organów samorządów mieszkańców i innych organów stosownie do zakresu zadań zawartych w obowiązujących przepisach oraz w oparciu o harmonogram czynności techniczno-organizacyjnych zatwierdzony przez Prezydenta.

10. Współorganizowanie spotkań Prezydenta z przedstawicielami środowisk, organizacji, itp.,

11. Obsługa Biuletynu Informacji Publicznej oraz ESIP w zakresie spraw realizowanych przez Wydział.

12. Współdziałanie z Wydziałem Kultury w realizacji zadań związanych z przyznawaniem dorocznych Nagród Prezydenta w zakresie gromadzenia dokumentacji.

13. Współdziałanie z Biurem Prezydenta Miasta i Wydziałem Administracyjno-Gospodarczym w zakresie obsługi technicznej konferencji, narad i spotkań organizowanych w pomieszczeniach przy ul. Św. Ducha 3”.

II. Do zadań Referatu Informatyki należy:

1. Bieżące utrzymywanie w sprawności systemu informatycznego Urzędu Miasta (prowadzenie obsługi informatycznej).

2. Opracowywanie planów i rozliczanie wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na informatyzację w budżecie.

3. Zakup niezbędnego sprzętu i oprogramowania.

4. Prowadzenie szkoleń dla pracowników Urzędu Miejskiego z zakresu obsługi aplikacji biurowych i wdrożonych systemów.

Wszyscy pracownicy Wydziału są zaangażowani w rozwijanie, wdrażanie i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania jakością.


II. Do zadań Zespołu Radców Prawnych należy:

1. Udzielanie prezydentowi, Wiceprezydentom, Sekretarzowi Miasta, Skarbnikowi Miasta, Naczelnikom Wydziałów / Kierownikom Referatów i podległym im pracownikom porad i opinii prawnych oraz wyjaśnień
z zakresu stosowania prawa. 

2. Opiniowanie pod względem prawnym projektów:
- Aktów prawnych Prezydenta Miasta
- Uchwał Rady Miejskiej

3. Występowanie w charakterze pełnomocnika Prezydenta Miasta w postępowaniu sądownym, administracyjnym i przed innymi organami orzekającymi oraz przygotowanie pism procesowych.

4. Opiniowanie projektów umów i porozumień.

5. Informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności Urzędu.

6. Udzielanie porad prawnych i pomocy prawnej organom Rady Miejskiej i Radnym w związku z wykonywaniem przez nich mandatu radnego.